【企業法務】総会シーズン、総会などの会議をどう進めたらよいか
◆まずは規約を確認しよう
年度末です。この季節になると組合や町内会、PTA、同窓会、各種法人などの総会等の会議が行われることが多くなってくるかと思います。
町内会でいきなり役員になってしまい、総会をしきらなくてはいけなくなってしまったがどうしたらいいか？ など悩まれる方も多いのではないでしょうか。総会などの会議をどうすすめたらいいか、どう乗り切ったらよいか、簡単なポイントをお知らせします。
まずは初めに、あなたの所属する会、あなたが仕切る会議についてどのような規約になっているか確認しましょう。
◆確認のポイント
会議に開催に関しては、あなたの所属する会の会則などに書いてある場合もあれば、別途、会議規則などの規則が設けられている場合もあります。いずれにしろ、規則と照らし、以下の点を確認するとよいでしょう。
・会議を構成するメンバーは誰か、何人か
・会議の定足数はどのくらいか（１／２、２／３など）
・議長には誰が就任することになっているか
・もしくは議長の選び方はどのようになっているか
・議事録を作成する必要はあるか
・議事録署名人を指名する必要はあるか
・議決の基準はどうなっているか（１／２、２／３など）
概ね、上記の点をまず確認された方が良いかと思います。その上で、議長や、議事録署名人については、あらかじめ候補者を決めておき、会議の際に円滑に進むよう、候補者に就任をお願いしておくと良いでしょう。
規約などで上記とり決めが無い場合は、事前にどうするか、皆さんで決めておくと良いと思います。
いずれにしても大事なのは、会を構成する多くの方が納得できるよう、民主的に会議を運営することです。
◆会議の進め方（参考例）
あくまで参考ですが、以下のような形で会議を進めると良いのではないでしょうか。
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【進行次第】
① 開会宣言
【担当：●●●●】
大変お持たせしました。ただいまより【会議名●●●●】を開会いたします。ただいま○○名が出席しております。【会議名●●●●】の構成員は●●名で、現在、構成員の過半数が出席しておりますので、【規約名●●●● 該当条項●●●●】の規定によりまして、本【会議名●●●●】は有効に成立していることをご報告申し上げます。
② 議長の選任
【担当：●●●●】
【規約名●●●● 該当条項●●●●】により「【議長選任の規約の内容】」となっております。【規約名●●●● 該当条項●●●●】に基づき議長に【議長候補者名：●●●●】に指名したいと思いますがいかがでしょうか。
（異議なし／異議あり）
それではこれより【議長候補者名：●●●●】に
議長に就任していただきます。
【議長：●●●●】私は、【規約名●●●● 該当条項●●●●】の規定に基づき、本日の議長に就任いたしました【議長：●●●●】でございます。どうぞ宜しくお願いいたします。
③ 議事録署名人の指名
それでは議事に先立ちまして、【規約名●●●● 該当条項●●●●】の規定に基づき、本日の議事録署名人の指名を行います。
【議事録署名人：●●●●】にお願いしたいと思います。宜しくお願いいたします。
④ 議 事
【議長：●●●●】それでは議事にはいります。
以下、議事進行。
［議案：議決事項］
【議長：●●●●】担当者（担当：●●）から説明をお願いします。
説明…………
以上で説明を終わります。ただいまの件について質疑にはいります。
質問ある方の挙手を求めます。
以下質疑応答……
（タイミングを見て）・・・以上で質疑を打ち切ります。採決に入ります。
・・・の件について賛成の方の挙手を求めます。
＞賛成が過半数を超えましたので、本件は可決承認されました。
＞賛成が過半数に達しませんので、本件は否決されました。
【その他の事案】
【議長：●●●●】
その他の事案で何かございますでしょうか？
以上で議事を終了します。
……有難うございました。
⑤ 【閉会】
以上ですべての議事を終了しましたので、本日の【会議名●●●●】を終了します。
有難うございました。
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◆参考資料
自治会、町内会、その他地域活動を行うグループの運営に関して、総務大臣の諮問機関であった「コミュニティ組織のガバナンスのあり方に関する研究会」が平成２２年に「コミュニティ団体運営の手引き」を作成しています。
よろしければご活用ください。
「コミュニティ団体運営の手引き」
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/community_governance/27329_3.html
◆当事務所でお手伝いできること／費用等について
・会議の運営や議事録作成などに関して、お困りの方は当事務所でお手伝いいたします。
・規約の確認や作成など、会議の事前準備から、当日の立会、会議後の議事録作成まで、すべての取り仕切りから、ご希望の部分だけの対応など、ご要望に応じて対応いたします。
・会議室の準備、スタッフの用意等も対応可能です。
・まずはお気軽にお問合せ、ご相談ください。
・ご相談、面談等はZOOMでも受付いたしますので、遠隔地でも対応できます。
★費用について
・本件業務に関しては、ご依頼の内容、携わり方により、金額が大きく異なります。当事務所までまずはお尋ねください。
いずれの場合でも、最初にお見積りを提示し、ご納得いただいた上で作業を開始いたします。
なお、法務業務に関する大まかな金額については 業務報酬 のページに記載しております。
◆お問い合せ／ご相談
那住行政書士事務所では各種契約書の作成、公正証書作成、遺言書の作成、相続のお手続きなど、暮らしの法務について支援しております。よろしければ当事務所までご相談ください。
事務所で対面でのご相談の他、ZOOM等のリモート相談、お伺いしての出張相談も対応いたします。
電話／０４５－６５４－２３３４
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